BSI papier ou BSI dématérialisé ?
On distingue deux grands modes de diffusion des BSI : la version « papier », et la version « dématérialisée ».
Le BSI papier
Comme son nom l’indique, le BSI « papier » est imprimé et remis physiquement aux collaborateurs. Attention toutefois : l’impression sur les imprimantes de bureau est rarement une bonne idée, pour 4 raisons :
- La qualité souvent limitée (papier de faible grammage, rendu de l’impression, marges d’impression…),
- L’impact environnemental : sauf pour les très petits volumes (moins de 50 exemplaires) une imprimante de bureau s’avère très consommatrice en encre comme en énergie,
- Le coût : l’impression en interne semble ne rien couter, mais la consommation d’encre des imprimantes de bureau est un coût caché important.
- La sécurité des données : les documents imprimés peuvent être stockés dans une file d’attente et/ou dans la mémoire interne de l’imprimante. Et les imprimantes sont particulièrement vulnérables au piratage !
Nous vous conseillons donc de faire appel à un imprimeur professionnel. Les imprimeurs de proximité sont nombreux, et vous pouvez vous assurer qu’il respecte les standards environnementaux (sur les encres comme sur le papier) grâce aux labels imprim’vert PEFC et FSC. Ils doivent également vous certifier que le traitement de données confidentielles se fait dans le respect des normes RGPD. Les imprimeurs présentant en plus une certification ISO 27001 (relative à la sécurité informatique) seront un gage de sérieux !
Un détail à prendre en compte si vous passez par un imprimeur : il vous imposera probablement l’intégration de traits de coupe (ou « bords perdus ») qu’il faudra intégrer sur vos BSI.
Si vous choisissez de vous faire accompagner par un prestataire spécialisé dans le BSI, vous n’aurez pas à gérer la relation avec l’imprimeur, mais vous bénéficierez de la qualité d’une impression professionnelle !
Quel papier choisir ?
Evitez le papier trop fin ou trop léger. Le BSI est un document remis annuellement, qui doit être suffisamment qualitatif pour être conservé par le salarié. Une impression sur du papier entre 140 et 250 gr / m2 permet un rendu de qualité, sans gonfler l’impact écologique de l’impression. Certaines entreprises choisissent un papier « création », avec une granularité et/ou une teinte spécifique. Le coût est plus important, mais le rendu est exceptionnel ! Mais ce type de papier n’est pas adapté à toutes les entreprises : il ne faut pas que le BSI soit critiqué pour son aspect trop luxueux si les collaborateurs sont par ailleurs invités à faire des économies à tous les niveaux ! De plus, il nous semble préférable d’utiliser du papier PEFC ou FSC (papier issu de forêts gérées durablement ou issu de sources responsables)
Quel est l’intérêt d’un BSI imprimé ?
Le principal avantage d’un BSI imprimé est son accessibilité : tous les collaborateurs peuvent le recevoir et le consulter facilement, y compris ceux qui ne sont pas familiers avec l’informatique.
L’impression marque également l’importance du document, qui peut être remis en mains propres par le manager ; ou distribué à domicile par voie postale. Lorsque la plupart des documents quotidiens sont dématérialisés, la réception d’un document « papier » revêt une importance symbolique plus importante.
Les limites de l’impression sont liées aux avantages : c’est un processus plus coûteux, avec un impact environnemental certain (même si la dématérialisation n’est pas neutre non plus).
Le BSI « dématérialisé »
On parle dans ce cas de BSI au format numérique, destiné à être consultés depuis un ordinateur ou un smartphone. Il peut s’agir d’un site web, d’une application, ou d’un PDF.
Le site web, comme l’application, permet une navigation et une interactivité renforcée. S’il est bien conçu, il peut renvoyer une image de modernité. Il offre aussi aux services RH de nombreuses données sur la consultation des BSI : combien de salariés se sont connectés combien de fois, quelles pages ont été les plus consultées, etc. Mais les versions web (et applicatives) présentent des inconvénients dont il faut avoir bien conscience avant de se lancer :
- le BSI n’est consultable qu’en ligne, avec une bonne connexion internet,
- il faut être attentif à la parfaite compatibilité du site avec l’ensemble des systèmes d’exploitation et des navigateurs ; et à l’adaptation des contenus sur Smartphone.
- les données sont stockées en ligne, sous forme de base de données (plus facilement accessibles qu’un PDF, donc plus vulnérables en cas de piratage).
- le coût de développement d’un site internet intégrant des données individualisées est important. Certains éditeurs proposent tout de même des solutions accessibles aux petites entreprises, mais avec une souplesse limitée.
Le PDF permet de diffuser le BSI en version dématérialisée de manière simplifiée, tout en conservant une certaine interactivité : navigation entre les pages, intégration de liens externes (sites de la mutuelle ou de la prévoyance par exemple), pop-up… Le PDF est également facile à stocker, que ce soit sur un coffre-fort électronique ou sur l’ordinateur personnel du collaborateur. Dans certains cas, il peut également être protégé par un mot de passe, voire chiffré pour garantir un niveau de sécurité élevé.
Quel est l’intérêt d’un BSI au format PDF ?
Il s’agit d’abord d’un gain sur le temps de diffusion (on supprime les délais d’impression) et sur le coût. Les BSI peuvent ainsi être diffusés dès qu’ils ont été générés.
Le BSI au format PDF peut être déposé sur un coffre-fort électronique permettant ainsi de centraliser différents documents RH (fiches de paie, notices…).
Le PDF est un format informatique universel, il sera donc lisible sur n’importe quel appareil. Une fois chargé, il ne nécessite plus de connexion internet et peut être consulté librement.
La limite du PDF réside dans sa diffusion : si vous n’êtes pas équipé d’un coffre-fort électronique, il faut recourir à une plateforme dédiée. Certains éditeurs spécialisés dans le BSI proposent ce type de prestation, qui permet aux salariés de consulter et de télécharger leur BSI de manière sécurisée. Mais le stockage est limité dans le temps (entre 1 et 3 ans selon les éditeurs), et nécessite un accès par identifiant et mot de passe qui pourra rebuter les salariés les moins à l’aise avec l’informatique.
Et pourquoi pas les deux ?
De nombreuses entreprises font le choix d’une double diffusion : la version PDF est déposée sur le coffre-fort pour e-archivage ; tandis que la version imprimée est distribuée par les managers ou envoyée au domicile des salariés. Cela permet de concilier les avantages des deux solutions, tout en limitant les contraintes.
