Comment diffuser le BSI ?
La distribution des BSI dépend directement du format choisi. Si vous avez opté pour une version dématérialisée, il faudra simplement informer les salariés de la mise à disposition de leur BSI sur le support que vous avez choisi (coffre-fort électronique ou plateforme dédiée).
Attention à la diffusion par email !
Cette solution peut être tentante par sa simplicité, mais elle nécessite d’importantes précautions pour rester conforme aux exigences de sécurité informatique et de protection des données personnelles. Le RGPD impose en effet une attention particulière sur le lieu de stockage des données ; et les serveurs de transit des emails ne sont pas toujours situés dans l’Union Européenne. De même, le niveau de sécurité des boites mails dépend beaucoup de votre politique informatique. Si vous envisagez une diffusion par mail, sollicitez vos experts informatiques, et prévoyez d’intégrer un mot de passe au fichier PDF !
Les BSI imprimés peuvent être envoyés par voie postale : cela représente un coût pour la mise sous plis et l’affranchissement, mais cette solution garantit la bonne distribution de l’ensemble des BSI dans un délai maitrisé.
Ils peuvent également être remis en main propre par les managers lors d’un entretien dédié. La diffusion des BSI devient dans ce cas un acte managérial important, au même titre que l’entretien annuel. Ce mode de diffusion représente une contrainte logistique (il faut trier les BSI par manager et remettre les BSI à chaque manager), mais présente l’avantage de donner plus de sens à la diffusion ; et d’être moins couteux qu’une diffusion postale.
Bien accompagner la diffusion
Pour faire du BSI un outil de communication RH individualisé pertinent, il peut être utile d’accompagner la diffusion par des messages et informations en amont, à destination de l’ensemble des collaborateurs ou de manière plus ciblée auprès des managers.
Faites du BSI un évènement attendu par les collaborateurs : annoncez la période de diffusion, expliquez ce qu’est le BSI (particulièrement la première année de diffusion), formez les managers pour leur donner les clés de lecture et de compréhension de ce document, etc.
Des BSI anonymisés et des kits de communication peuvent également être diffusés aux équipes managériales pour leur permettre de présenter ce document à l’ensemble de leurs équipes, sans dévoiler de données personnelles.
