Comment mettre en place un Bilan Social Individuel (BSI) ?
Il faut accepter d’y consacrer du temps. Méfiez-vous des solutions « clé en main » qui vous promettent un BSI généré en quelques clics, elles sont souvent source de déceptions.
Il faut d’abord identifier un pilote du projet, qui fera le lien entre les différents interlocuteurs internes et externes.
Il faut ensuite définir une ligne éditoriale : tous les BSI ne se ressemblent pas, et tous les BSI ne répondent pas aux mêmes questions. Est-ce que votre objectif est de mettre en avant le coût pour l’employeur ? Ou de valoriser une politique salariale spécifique ? Ou de donner de la visibilité aux collaborateurs sur leurs avantages sociaux ? Même si les données seront souvent les mêmes, la façon de les organiser et de les présenter peut sensiblement différer selon votre objectif et au public auquel le BSI s’adresse !
Intéressez-vous ensuite aux contenus : de quoi va parler votre BSI ?
Est-ce qu’il s’agit de présenter de manière détaillée tous les éléments qui composent le salaire ? Il vous faudra dans ce cas lister les primes et éléments de rémunération.
Est-ce que, au contraire, vous souhaitez donner une vision d’ensemble de la rémunération ? Ne perdez dans ce cas pas de temps dans les détails, focalisez-vous sur les données principales, comme le brut versé.
Comment souhaitez-vous traiter l’épargne salariale ? Et la formation ? Et la protection sociale ? Et les avantages en nature… ?
Cette identification des contenus doit être en relation avec les données disponibles : quelles sont les données individuelles dont vous avez besoin pour établir vos BSI ? Peut-on facilement extraire les données individuelles ? sont-elles justes et vérifiées ? Attention, les données sont rarement complètement centralisées, vous allez devoir solliciter plusieurs interlocuteurs : paie, formation, administration du personnel… Construisez une liste détaillée des données à extraire, en précisant l’intitulé de la donnée, le format attendu et la période concernée. Et soyez explicite !
Une fois consolidées, vos données doivent être intégrées dans une maquette.
Vous pouvez fonctionner avec Excel, ou avec un publipostage : c’est une solution économique, qui peut rendre un résultat satisfaisant. Cette solution nécessite toutefois de soigner les détails : le BSI est un outil de communication, un rendu trop amateur peut être contre-productif ! Si vous ne voulez pas passer des jours entiers à générer et contrôler vos BSI, il faut également prévoir les différents cas de figure dès la conception de la maquette : que se passe-t-il pour un salarié ayant été absent une partie de l’année ? Ou qui ne dispose pas de telle ou telle prime ?
Un cabinet spécialisé a une forte valeur ajoutée sur cette étape : pour la conception de la maquette ou pour l’intégration des données, des outils spécifiques développés spécialement pour la création de BSI permettent un rendu de grande qualité, avec des documents parfaitement individualisés.
Mais attention là encore aux outils « clé en main » : certaines solutions peuvent sembler attractives mais assurez-vous que le rendu correspond bien à vos attentes !
Enfin, il faudra diffuser le BSI aux collaborateurs. Si vous avez opté pour un BSI imprimé, il peut être remis en mains propres par le manager à l’occasion d’un entretien annuel. Il s’agit alors d’un acte managérial fort, et le BSI peut alors servir de support aux échanges. Vous pouvez aussi opter pour un envoi postal : c’est une solution plus coûteuse, mais elle garantit une distribution rapide et simultanée des BSI à tous les collaborateurs, en limitant le temps à y consacrer.
Les BSI dématérialisés peuvent être diffusés via des coffres-forts électroniques ou, si vous n’êtes pas équipés, sur une plateforme dédiée mise à disposition par certains éditeurs BSI. Vous pouvez envisager une diffusion par mail, mais soyez dans ce cas très vigilant : le mail ne garantit pas un niveau de sécurité très élevé et peut parfois ne pas être compatible avec la RGPD (notamment si vous ne maitrisez pas la localisation des serveurs de transit, par exemple si vous écrivez sur des adresses emails personnelles).
